Biała lista podatników VAT – czym jest, jak sprawdzić kontrahenta i jakie są skutki płatności poza wykazem?

Biała lista podatników VAT – co to?

Biała lista podatników VAT to elektroniczny wykaz prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Znajdziesz w nim informacje o podmiotach zarejestrowanych jako podatnicy VAT, a także o podatnikach, których rejestracja została przywrócona lub którzy zostali wykreśleni z rejestru. Wykaz ma ułatwić przedsiębiorcom ocenę kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy oraz przed wykonaniem określonych płatności.

W praktyce powinieneś sprawdzić przede wszystkim, w wykazie znajduje się rachunek rozliczeniowy kontrahenta, na który zamierzasz wykonać przelew.

Jak działa biała lista podatników VAT?

Wykaz możesz przeszukiwać, podając między innymi NIP, REGON, numer rachunku bankowego albo nazwę podmiotu. Po wyszukaniu firmy otrzymasz informacje o jej statusie VAT oraz rachunkach ujawnionych w wykazie.

Istotne jest także zachowanie potwierdzenia przeprowadzonej weryfikacji. Biała lista podatników VAT jest aktualizowana, a dane dotyczące kontrahenta mogą się zmieniać, dlatego informacja widoczna w wykazie w dniu przelewu nie musi być taka sama jak kilka tygodni czy miesięcy później.

Jeżeli później pojawią się wątpliwości dotyczące płatności, zapis potwierdzający sprawdzenie rachunku pozwoli wykazać, jakie dane były widoczne w wykazie w momencie weryfikacji. Przy większych transakcjach warto więc zachować potwierdzenie wyszukania kontrahenta razem z dokumentacją dotyczącą płatności.

Dlaczego biała lista podatników VAT jest ważna?

Znaczenie wykazu wynika przede wszystkim z konsekwencji związanych z płatnością na rachunek spoza białej listy. Zapłata na rachunek spoza białej listy może mieć dla Ciebie konkretne konsekwencje podatkowe. W przypadku transakcji objętych tymi przepisami możesz stracić możliwość zaliczenia zapłaconej kwoty do kosztów uzyskania przychodów w PIT lub CIT. Innym skutkiem może też być solidarna odpowiedzialność za zaległości podatkowe kontrahenta w VAT związane z daną transakcją.

Podkreślmy tu jednak, że nie każda płatność na rachunek spoza wykazu automatycznie powoduje takie skutki – przepisy przewidują wyjątki i sposoby zabezpieczenia się przed nimi.

Szczególną uwagę zwróć na transakcje o wartości przekraczającej 15 000 zł, ponieważ przy takich płatnościach obowiązują dodatkowe zasady dotyczące rachunku kontrahenta. Przed przelewem sprawdź więc firmę, rachunek i zastosowanie tych regulacji:

• kwota transakcji – przy większych płatnościach obowiązują dodatkowe wymogi dotyczące rachunku;
• status kontrahenta – sprawdź, czy podmiot figuruje w wykazie i jaki status VAT został przy nim wskazany;
• rodzaj rachunku – zweryfikuj, czy numer rachunku użyty do płatności jest rachunkiem ujawnionym w wykazie.

Biała lista podatników VAT – jak sprawdzić firmę?

Wystarczy skorzystać z elektronicznego wykazu podatników VAT i wyszukać firmę, z którą zamierzasz przeprowadzić transakcję. Możesz zrobić to między innymi za pomocą numeru NIP. Po znalezieniu podmiotu porównaj informacje widoczne w wykazie z danymi znajdującymi się na fakturze oraz rachunkiem, na który ma trafić płatność.

Sama obecność firmy w wykazie nie kończy jednak weryfikacji. Przy płatności powinieneś upewnić się, że wszystkie najważniejsze dane są ze sobą zgodne. Chodzi tu przede wszystkim o:

• NIP kontrahenta, który pomaga upewnić się, że wyszukujesz właściwy podmiot;
• nazwę firmy i jej status w wykazie – potwierdza on, z jakim podatnikiem masz do czynienia;
• numer rachunku bankowego wskazany do zapłaty, aby sprawdzić, czy znajduje się w wykazie.

Weryfikację najlepiej przeprowadzić bezpośrednio przed wykonaniem przelewu i zachować jej potwierdzenie. Dzięki temu masz dokument pokazujący, jakie dane dotyczące kontrahenta i jego rachunku były dostępne w wykazie w momencie sprawdzania.

Jeżeli numer rachunku podany na fakturze nie znajduje się w wykazie, spróbuj wyjaśnić rozbieżność z kontrahentem. Może się okazać, że firma podała nieaktualny rachunek albo że dane wymagają aktualizacji w odpowiednim rejestrze.

Jak zgłosić konta do białej listy podatników VAT?

Jeżeli rachunku firmowego nie ma w białej liście, najpierw sprawdź, czy został prawidłowo zgłoszony. Sposób zgłoszenia zależy od formy prowadzenia działalności – przedsiębiorca wpisany do CEIDG aktualizuje numer rachunku w CEIDG, natomiast podmiot wpisany do KRS przekazuje dane rachunku do urzędu skarbowego na formularzu NIP-8.

1. W CEIDG zaktualizuj informację o rachunku związanym z działalnością gospodarczą albo, w przypadku podmiotu wpisanego do KRS, zgłoś rachunek na formularzu NIP-8.
2. Upewnij się, że podany numer rachunku jest prawidłowy i dotyczy rachunku związanego z działalnością.
3. Po aktualizacji sprawdź ponownie rachunek w wykazie podatników VAT.

Biała lista podatników VAT a faktoring – co musisz wiedzieć?

Warto pamiętać, że dane widoczne w wykazie dotyczą konkretnego momentu. Dlatego przy stałej współpracy nie zakładaj, że rachunek zweryfikowany kilka miesięcy wcześniej nadal jest właściwy. Przy kolejnych płatnościach ponowna kontrola może być prostym sposobem na ograniczenie ryzyka.

W faktoringu należność z faktury może zostać przekazana faktorowi, dlatego przed wykonaniem przelewu warto sprawdzić, na jaki rachunek należy zapłacić. Nie wystarczy kierować się wyłącznie informacjami z faktury – znaczenie ma również to, czy rachunek wskazany do płatności znajduje się w białej liście podatników VAT.

Jeżeli korzystasz z faktoringu, sprawdź więc rachunek podany przez faktora oraz dokument, na podstawie którego zmienił się odbiorca płatności. Ma to szczególne znaczenie przy transakcjach objętych obowiązkiem weryfikacji rachunku, ponieważ zapłata na konto spoza wykazu może powodować opisane wcześniej konsekwencje podatkowe.

Jeżeli rozliczasz większą liczbę faktur albo korzystasz z różnych form finansowania należności, pomocne może być stałe wsparcie księgowe i podatkowe. W takich sytuacjach doradztwo podatkowe Warszawa Mokotów może obejmować analizę konkretnego modelu rozliczeń oraz wskazanie, jak ograniczyć ryzyko błędów przy płatnościach.

Masz pytania? Skontaktuj się ze specjalistami Account

Biała lista podatników VAT jest przede wszystkim praktycznym narzędziem kontroli kontrahentów i rachunków. Warto wyrobić sobie prosty nawyk: przed istotnym przelewem sprawdź dane odbiorcy, zweryfikuj rachunek i zachowaj potwierdzenie. Dzięki temu łatwiej udokumentujesz sposób wykonania płatności, gdyby później pojawiły się pytania dotyczące rozliczenia.

Jeżeli masz wątpliwości dotyczące konkretnej transakcji, rachunku lub skutków zapłaty poza wykazem, skonsultuj sytuację ze specjalistami Account. Indywidualna analiza pozwala uwzględnić także charakter transakcji i pozostałe obowiązki podatkowe.