Refaktura – co to jest, kiedy można ją wystawić i jak ją zaksięgować?

Refaktura – co to?

Refaktura nie jest odrębnym rodzajem faktury zdefiniowanym w przepisach. Jest sposobem rozliczenia, w którym przedsiębiorca odsprzedaje kontrahentowi wcześniej nabytą usługę lub towar i dokumentuje tę sprzedaż fakturą – podmiot wystawiający refakturę działa wobec nabywcy tak, jakby sam świadczył daną usługę, choć wcześniej kupił ją od innego dostawcy.

Celem refaktury jest więc rozliczenie wydatku z podmiotem, który powinien ostatecznie go ponieść, a nie doliczenie do niego marży za sam fakt jego poniesienia. Możesz przenieść koszt w tej samej wysokości, ale sama kwota nie przesądza o charakterze czynności. Najważniejsze jest to, że dochodzi do dalszej odsprzedaży świadczenia.

Zanim wystawisz refakturę, przede wszystkim:

• ustal, czy umowa przewiduje przeniesienie konkretnego kosztu na kontrahenta;
• sprawdź, czego dotyczy zakup i jakie zasady VAT obowiązują przy jego odsprzedaży;
• zachowaj fakturę pierwotną oraz dokumenty potwierdzające podstawę obciążenia kontrahenta.

Refaktura kosztów a VAT

Przy refakturowaniu usług szczególne znaczenie ma zasada, zgodnie z którą podmiot działający we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, może być traktowany tak, jakby sam otrzymał i wyświadczył daną usługę. W praktyce oznacza to, że refakturowana usługa nie staje się automatycznie innym świadczeniem tylko dlatego, że pojawia się na kolejnej fakturze. Przy jej odsprzedaży trzeba uwzględnić zasady VAT właściwe dla tego świadczenia.

Dlatego przy refakturze kosztów nie stosuj jednej stawki VAT do wszystkiego. Jeżeli pierwotna usługa podlega opodatkowaniu określoną stawką, co do zasady trzeba uwzględnić ją także przy dalszej odsprzedaży. Inaczej może być w przypadku świadczeń objętych zwolnieniem lub szczególnymi zasadami. O stawce decyduje więc charakter odsprzedawanego świadczenia.

Refaktura za energię elektryczną – kiedy wystawić?

Refaktura za energię elektryczną pojawia się często przy najmie lub podnajmie lokali, gdy jedna strona umowy otrzymuje fakturę od sprzedawcy energii, a następnie rozlicza koszt zużycia z innym podmiotem. Możesz zastosować takie rozwiązanie, jeżeli z umowy wynika, że koszt energii jest rozliczany odrębnie i istnieje podstawa do obciążenia nim kontrahenta. Nie wystawiaj jednak refaktury wyłącznie dlatego, że otrzymałeś fakturę za prąd – najpierw sprawdź zasady rozliczeń przyjęte w umowie.

Przy energii elektrycznej istotne jest prawidłowe określenie momentu rozliczenia. Przy refakturowaniu mediów moment wykonania świadczenia może być związany z wykonaniem usługi przez pierwotnego dostawcę. Ustal okres zużycia, sposób jego wyliczenia oraz dane z faktury od dostawcy.

Jeżeli koszt energii jest rozliczany według wskazań licznika, zachowaj dane, na podstawie których wyliczono kwotę przypadającą na kontrahenta. Dokumentacja powinna pozwalać odtworzyć sposób obliczenia refaktury, zwłaszcza gdy kwota nie odpowiada całej wartości faktury od dostawcy.

Refaktura kosztów ubezpieczenia – leasing. Jak księgować?

Ubezpieczenie związane z leasingiem wymaga osobnego podejścia, ponieważ trzeba najpierw ustalić, kto faktycznie nabywa usługę ubezpieczeniową i na jakiej podstawie koszt jest przenoszony na korzystającego. Nie każdą kwotę doliczoną do rozliczenia leasingu należy traktować identycznie. Przed zaksięgowaniem sprawdź, czy otrzymujesz od leasingodawcy odrębny dokument dotyczący ubezpieczenia i czego dokładnie dotyczy obciążenie.

Jeżeli dochodzi do odsprzedaży usługi ubezpieczeniowej, trzeba uwzględnić zasady VAT właściwe dla usług ubezpieczeniowych. Nie przenoś automatycznie na refakturę stawki z faktury leasingowej. Po stronie podatku dochodowego koszt ubezpieczenia ujmuje się zgodnie z zasadami dotyczącymi konkretnej umowy leasingu i sposobu poniesienia wydatku.

W księgach trzeba rozdzielić dokument zakupu od dokumentu sprzedaży. Fakturę otrzymaną od leasingodawcy ujmujesz po stronie kosztów zgodnie z zasadami właściwymi dla tego wydatku, a wystawioną refakturę rozliczasz jako sprzedaż. Jeżeli leasing obejmuje kilka elementów, najpierw je rozdziel.

Kiedy refaktura a kiedy nota obciążeniowa

Refaktura i nota obciążeniowa nie są dokumentami, które możesz stosować zamiennie:

• Refaktura dokumentuje odsprzedaż towaru lub usługi, a więc czynność, która podlega właściwym dla niej zasadom podatkowym.
• Nota obciążeniowa służy natomiast do dokumentowania określonych obciążeń, które nie stanowią sprzedaży opodatkowanej VAT, na przykład niektórych należności o charakterze odszkodowawczym lub innych rozliczeń, dla których faktura VAT nie jest właściwym dokumentem.

Przed wystawieniem dokumentu odpowiedz więc sobie na jedno podstawowe pytanie: czy przekazujesz kontrahentowi koszt wcześniej nabytego świadczenia, czy obciążasz go należnością, która nie jest sprzedażą? W pierwszym przypadku możesz mieć do czynienia z refakturowaniem, w drugim właściwsza może być nota. Liczy się rzeczywisty charakter rozliczenia i jego podstawa prawna.

Warto też pamiętać o KSeF. Refaktura jest fakturą, dlatego jeżeli podlega obowiązkowi wystawienia w KSeF, stosujesz zasady dotyczące faktur ustrukturyzowanych.

Masz wątpliwości dotyczące refakturowania? Skonsultuj rozliczenie

Refakturowanie może wydawać się prostym przeniesieniem kosztu, ale prawidłowe rozliczenie zależy od tego, czego dotyczy świadczenie, na jakiej podstawie jest odsprzedawane i jakie zasady podatkowe mają do niego zastosowanie. Dotyczy to szczególnie mediów, ubezpieczeń i leasingu. Błąd na etapie wystawienia dokumentu może wpłynąć zarówno na VAT, jak i na ewidencję księgową.

Jeżeli refakturowanie jest stałym elementem Twoich rozliczeń, warto uporządkować zasady dokumentowania takich transakcji i ustalić je z księgowością. Specjaliści zajmujący się usługami takimi jak prowadzenie księgowości Warszawa Mokotów mogą pomóc Ci ocenić konkretny model rozliczeń, sposób księgowania kosztów oraz obowiązki związane z wystawianiem faktur.