Jak zadbać o porządek dokumentacji w firmie?
Profesjonalna obsługa księgowa

Przechowywanie dokumentów księgowych stanowi przede wszystkim wymóg prawny. Cała dokumentacja związana z prowadzeniem działalności gospodarczej powinna być archiwizowana w sposób prawidłowy, czyli przez okres regulowany przepisami prawnymi. Jakie rozwiązania są najpopularniejsze i dlaczego warto udać się po pomoc do kompetentnego biura księgowego?

Klasyczny segregator czyli najprostsze rozwiązanie

Biuro księgowe pomaga prowadzić zarówno uproszczoną, jak i pełną księgowość każdego przedsiębiorcy. Segregatory to nadal dobry wynalazek, pozwalający na pogrupowanie sterty dokumentów czy ważnych notatek. Profesjonalna obsługa księgowa wspomaga nie tylko utrzymywanie porządku w dokumentach, ale zapewnia również terminowość opłat, takich jak: składki ZUS, odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy czy wypłatę pensji. W przypadku, gdy dokumentów jest naprawdę dużo, sprawdzi się segregator z mechanizmem dźwigniowym, który umożliwi uporządkowanie większej ilości druków urzędowych.

Pudła archiwizacyjne a dokumenty z lat wcześniejszych

W większości przypadków dokumenty księgowe powinno się przechowywać przez okres pięciu lat. Nie oznacza to wcale, że wszystkie papiery muszą być trzymane w tym czasie na wierzchu. Pudło archiwizacyjne pozwoli ochronić dokumenty przed zniszczeniem czy kurzem. W niemal każdym biurze księgowym można znaleźć kartony archiwizacyjne, które służą spakowaniu i przechowywaniu dużej ilości segregatorów z poprzednich lat. To dobre rozwiązanie dla firm, które posiadają stertę takiej dokumentacji.

Archiwizacja elektroniczna dokumentów księgowych

Archiwizacja cyfrowa staje się wygodną i coraz bardziej popularną formą przechowywania dokumentów księgowych. Jeśli druki powstały w formie elektronicznej, wskazane jest ich przechowywanie w oryginalnej postaci. Każdy dokument elektroniczny powinien posiadać kopię, zachowaną na trwałym nośniku. Biuro księgowe archiwizuje w tej postaci dokumenty, takie jak: sprawozdania finansowe, księgi rachunkowe, deklaracje podatkowe, dokumenty kasowe i inwentaryzacyjne, wyciągi bankowe oraz polecenia księgowania. Profesjonalna obsługa księgowa zabezpiecza pliki przed uszkodzeniem, nieupoważnionymi zmianami czy rozpowszechnianiem.

Zasady archiwizowania dokumentów księgowych

Polityka przechowywania dokumentów księgowych regulowana jest przez obowiązujące przepisy prawne. Należy stosować odpowiednie procedury w przypadku obiegu całej dokumentacji, jak również podczas opisywania samych dowodów księgowych. Najczęściej stosowane zasady przechowywania dokumentacji firmowej w biurze księgowym to: • grupowanie w ściśle określonym porządku dokumentów do akt; • kompletowanie w porządku chronologicznym; • łatwe wyszukiwanie dokumentów dzięki trwałemu oznakowaniu; • odpowiedzialność indywidualna – każdy pracownik odpowiada za dokumenty zgromadzone na swoim stanowisku pracy. Ważne, by stosować się do powyższych reguł na wypadek kontroli z Urzędu Skarbowego.